Desafios da conformidade digital e a exigência do DPO em condomínios e complexos imobiliários

Com a crescente digitalização da gestão imobiliária, condomínios, holdings e fundos de investimento passaram a lidar diariamente com um volume massivo de informações sensíveis. Sistemas de reconhecimento facial, monitoramento por câmeras com inteligência artificial, controle rigoroso de visitantes e cadastros financeiros transformaram essas estruturas em verdadeiros custodiantes de dados pessoais. Nesse cenário, adequar-se à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) deixou de ser apenas um detalhe burocrático para se transformar em um pilar fundamental de segurança jurídica e preservação patrimonial.

A recente consolidação das normativas estabelecidas pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) colocou holofotes sobre a figura do encarregado pelo tratamento de dados, conhecido internacionalmente como DPO. Entre as discussões mais relevantes do setor, destaca-se o alerta de especialistas sobre a escolha inadequada desse profissional — especialmente a prática arriscada de acumular o cargo de DPO com as funções administrativas do próprio síndico ou da empresa administradora do local.

O condomínio como agente central no tratamento de informações

Antigamente vistos apenas como entes voltados à administração de espaços físicos, os condomínios residenciais, comerciais e logísticos assumiram um papel complexo na era tecnológica. A coleta rotidieira de dados sensíveis eleva o nível de exposição jurídica dessas entidades. A negligência na criação de programas de privacidade eficientes pode resultar em pesadas sanções administrativas, multas expressivas e graves danos reputacionais que impactam diretamente o valor de mercado de unidades e ativos geridos por fundos imobiliários.

A conformidade regulatória, portanto, tornou-se um dever incontornável. A responsabilidade civil e administrativa dos gestores cresce na mesma proporção em que se expande o uso de tecnologias de vigilância e automação nas edificações.

A interpretação equivocada da Resolução ANPD nº 2/2022

Muito se discutiu no mercado imobiliário sobre a possibilidade de isenção na nomeação do DPO com base na Resolução ANPD nº 2/2022, que flexibiliza exigências para agentes de tratamento de pequeno porte. No entanto, análises técnicas apontam que essa interpretação generalista é perigosa e equivocada.

Isso acontece porque a própria norma afasta o regime simplificado sempre que há operações de tratamento de alto risco. O uso frequente de biometria facial, monitoramento ostensivo e o processamento de dados de menores de idade enquadram a rotina dos condomínios exatamente nessa categoria de alto risco. Além disso, mesmo para estruturas menores, a ANPD classifica a indicação do DPO como uma boa prática essencial para atenuar possíveis penalidades em caso de incidentes.

Conflito de interesses impede o acúmulo de funções

Com a publicação da Resolução ANPD nº 18/2024, o estatuto do encarregado ganhou diretrizes ainda mais claras, enfatizando a absoluta necessidade de autonomia técnica e independência funcional. A norma veda expressamente qualquer situação de conflito de interesses, o que torna juridicamente inviável e arriscado que o síndico — seja ele orgânico ou profissional — assuma também o papel de DPO.

O síndico atua como representante do controlador operacional, tomando decisões sobre quais sistemas contratar, como armazenar imagens e de que maneira gerenciar os acessos. O DPO, por sua vez, tem a missão de fiscalizar essas mesmas decisões e apontar eventuais falhas de conformidade. Unir essas duas funções na mesma pessoa gera um paradoxo intransponível: o fiscalizador passaria a auditar seus próprios atos, anulando a eficácia de todo o sistema de governança.

A mesma lógica de restrição aplica-se às empresas administradoras. Como prestadoras de serviços que frequentemente estruturam cadastros, gerenciam boletos e intermedeiam contratos de portaria ou segurança, as administradoras correm o risco de fiscalizar procedimentos que elas próprias desenharam e executam. Para manter a lisura do processo, a recomendação mais prudente é recorrer a um profissional ou empresa totalmente independente.

A solução do DPO terceirizado

Para mitigar os riscos de sanções e garantir a devida diligência perante conselhos e assembleias, gestores têm adotado amplamente o modelo de DPO externo (conhecido como *DPO as a Service*). Essa modalidade assegura imparcialidade técnica, traz expertise multidisciplinar — unindo conhecimentos jurídicos, de segurança da informação e governança — e protege a figura do síndico contra acusações de gestão negligente.

Em suma, a profissionalização da gestão condominial na era digital exige o respeito rigoroso às diretrizes da ANPD. Garantir a independência do encarregado de dados é o caminho mais seguro para proteger a privacidade dos condôminos e preservar a saúde financeira e reputacional de todo o patrimônio.

Fonte:: conjur.com.br